Każdy kto prowadzi własne przedsiębiorstwo, ale także i gros osób realizujących zakupy w sieci, miał kontakt choć raz z fakturą proforma. Nie wszyscy jednak wiedzą, czym naprawdę jest ten dokument i co go odróżnia od normalnej faktury.
Czy fakturę proforma uwzględnia się w ewidencji księgowej?
Po łacinie pro forma znaczy „prowizorycznie”, zatem nieraz spotykamy się z objaśnieniem, iż faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I faktycznie, taka faktura nie jest dowodem księgowym, w związku z tym nie ujmuje się jej w księdze przychodów i rozchodów lub w ewidencji księgowej. Wypada jednakże zachować ją na przykład dla celów informacyjnych.
Faktura proforma winna uchodzić wobec tego za dowód handlowy, który formą zapowiedzi danej oferty. Nie jest dowodem zrealizowania usługi czy nabycia artykułów, a więc w myśl przepisów ustawy o VAT nie powoduje następstw w obszarze podatku VAT. Ale czy faktura proforma jest wiążąca? Nie, ponieważ mówi o usłudze czy też sprzedaży, która jeszcze nie jest sfinalizowana, wobec tego warunki transakcji w niej opisane mogą wciąż podlegać negocjacjom.
Proforma nie zwalnia z konieczności przekazania właściwej faktury VAT
Faktura proforma przypomina z wyglądu i posiada analogiczne dane co faktura VAT, a więc:
- miejsce oraz datę jej wystawienia,
- dane kontrahentów,
- nazwę towarów lub usług, stanowiących przedmiot transakcji (razem z wykazaniem ich jednostek miary, ilości itp.),
- wartość brutto i netto (zarówno pojedynczych towarów i usług, jak i wartość całości zamówienia) zapisana również słownie,
- informacja o kwocie naliczonych zniżek,
- stawka oraz naliczona z tego tytułu kwota podatku VAT,
- wskazanie terminu wniesienia opłaty,
- wskazanie daty doręczenia towaru lub wykonania usługi.
Żeby nie było żadnych trudności z odróżnieniem tego dokumentu od właściwej faktury VAT, wywołującej skutki podatkowe, taką fakturę wystawca zobowiązany jest oznaczyć zauważalnie w nagłówku określeniem “PRO FORMA”. Trzeba też pamiętać, że ten typ faktury nie zwalnia z konieczności przekazania klientowi wiążącej faktury VAT. Co ważne, faktury proforma nie wystawia się w przypadku, gdy klient wpłaci już zaliczkę lub wniesie w całości opłatę za przedmiot transakcji.